« On a toujours fait comme ça », « C’est comme ça que j’ai appris » … Autant de phrases qui rythment les habitudes des collaborateurs en place. Prendre du recul sur sa propre activité est un exercice difficile surtout quand on est pris par l’opérationnel. Nous avons déjà évoqué dans un précédent article l’importance de l’intégration de vos nouveaux collaborateurs. Le rapport d’étonnement est l'un des outils d'accompagnement de ce parcours.
Son objectif : profiter de l’œil neuf de ce nouveau collaborateur pour avoir un point de vue neutre sur votre entreprise.
Le rapport d'étonnement n'est pas un énième outil RH qui sert à donner bonne impression. Il aide l'entreprise à se remettre en question sur ses pratiques habituelles.
Il est également un excellent outil pour le manager pour ouvrir la parole et encourager à la prise d'initiative. Poser des bases d'échange dès les premiers jours du collaborateur est un bon moyen d'installer la confiance et la motivation. Cet échange sur votre entreprise, va vous permettre d’aborder les questionnements, doutes ou malentendus qui pourraient survenir au cours des premiers moments du collaborateur dans l’entreprise.
Lors de la présentation du parcours d'intégration, vous prévenez le nouvel arrivant du besoin de rédiger un rapport d'étonnement. Il pourra ainsi l’alimenter au fur et à mesure de son intégration, des questions, et remarques qui lui viendront. Pour aiguiller la réflexion et rassurer le collaborateur, vous pouvez lui remettre une grille de questionnement ou un plan de rédaction.
Nous vous conseillons de prévoir la remise et l'échange autour du rapport à l'issue des 3 premiers mois.
Que contient le rapport ?
Le rapport d'étonnement peut prendre plusieurs formes. Il peut s'agir d'un simple échange sans préparation, d'un rapport rédigé, d'un rapport et d'un entretien…Nous vous conseillons néanmoins de le formaliser pour balayer l'ensemble des thématiques qui vous intéressent. Les impressions du nouveau collaborateur peuvent concerner l’ensemble de votre entreprise et pas seulement son service.
Vous pouvez organiser votre questionnaire ou guide en 3 grandes thématiques :
Faire faire un rapport d’étonnement, c’est bien, mais il est important de débriefer ensuite de son contenu avec le collaborateur. La plupart du temps, le rapport est présenté au Responsable RH et au Responsable hiérarchique. C’est un moment d'échange et d’éclaircissement extrêmement précieux qui permet également de jauger de l’implication et de l’intérêt de la nouvelle recrue.
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