Quelle que soit la taille de votre entreprise, vos collaborateurs utilisent un certain nombre de logiciels pour effectuer leurs tâches quotidiennes.
Véritable enjeu à la fois technique, juridique et financier, les logiciels sont aujourd'hui une dépense substantielle des services informatiques.
Permettre à chacun de disposer des bons outils tout en préservant la sécurité de l’entreprise est un point clé qui engage la productivité de l'entreprise.
Pour mener une politique de gestion logicielle cohérente et efficace, il est indispensable de penser de façon globale.
Plusieurs axes sont à prendre en compte :
Définir une politique de gestion
La stratégie logicielle est établie par le DSI de votre entreprise en corrélation avec la direction.
La politique de gestion doit définir les budgets, les attentes techniques et les choix stratégiques de l'entreprise en la matière.
L'objectif étant de définir :
- les logiciels pris en charge (donc pour lesquels le service informatique servira de support)
- les logiciels autorisés mais non pris en charge (sans support)
- les logiciels interdits
Inventorier
L’inventaire de TOUS les logiciels qui sont utilisés dans l’entreprise, leurs versions et les dates de validité des licences va vous permettre de réaliser une cartographie des usages.
Grâce à cela, vous serez en mesure d'optimiser de façon technique et économique votre parc logiciel et éviter les erreurs de type :
- Nombre de licences trop important
- Achat de version complète là où une simple mise à jour suffirait
- Maintien de logiciels non utilisés…
Cet inventaire vous permettra de nettoyer votre parc logiciel et de couper les dépenses inutiles.
Un contrôle régulier
Le contrôle des logiciels installés, leur maintien à niveau et surtout les échanges avec les utilisateurs vous permettront d'ajuster les besoins et de faire des économies.
Communiquer avec les collaborateurs
Pour que votre politique soit bien appliquée et efficace, il est indispensable d’avoir bien exposé les règles à vos collaborateurs. Le cadre, le périmètre d'autonomie et les risques encourus doivent être bien posés.
Il ne faut jamais oublier que les logiciels servent le travail des collaborateurs. Ils doivent leur faciliter le quotidien sans quoi ils seront davantage tentés de faire appel à des logiciels non autorisés.
La stratégie logicielle est une composante indispensable de la gestion de votre système d'information. Se faire accompagner d'un DSI est capital sur ce domaine technique. Il vous permettra de prendre la hauteur sur votre stratégie, de coordonner les action et d'optimiser les coûts de votre informatique.
Il est certain que toutes les structures ne peuvent pas recruter un DSI expérimenté. Elles n'ont pas forcément la charge de travail nécessaire, ni la capacité financière. En optant pour les compétences partagées vous modulez votre DSI à vos besoins réels.