Vous avez probablement déjà eu à lancer un projet IT.
Installation et déploiement de matériel, développement de logiciel, mise en place d'un système de gestion, mise à niveau de systèmes, gestion des données, sécurité… Tous les secteurs d'activité sont concernés un jour par le sujet, mais nombre de projets se soldent par un échec.
Avant d'envisager de comprendre quelles sont les raisons possibles d'un échec dans un projet informatique et s'en prémunir, il faut déjà établir ce qu'est un succès.
3 valeurs sont à observer pour juger de la réussite d'un projet : Le livrable | le délai | le budget
- Projet réussi : La solution est livrée dans le délai imparti, utilisée et dans le respect du budget.
- Projet partiellement réussi : 2 des 3 items sont atteints.
- Projet en échec : Le projet n'aboutit pas, est en retard, dépasse le budget ou le projet est finalisé, mais l'outil n'est pas utilisé.
Pour favoriser la réussite de vos projets quelques clés à retenir :
Définir un objectif et s'y tenir
Un projet répond à un besoin qui va servir un objectif. Il est indispensable dès le lancement du projet de le définir précisément. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel).
Grâce à un objectif clair, votre équipe projet connaît le cap à suivre et avance donc plus sereinement.
Implication
De la direction
Un projet ne peut voir le jour que si la direction de l'entreprise est totalement engagée dans sa réussite. C'est à elle de valider les objectifs et d'arbitrer sur des décisions stratégiques de fonctionnement.
Des utilisateurs
Vous pouvez mettre en place la plus merveilleuse des solutions, si les utilisateurs ne veulent pas s'en servir, se sentent déconnecté du projet, ne sont pas prêts à s'investir, ce sera un échec. Il y a donc dès la phase amont un travail de communication à mener.
Communiquer
La communication avec les utilisateurs
Chaque projet sert des utilisateurs, ce sont eux qui en s'appropriant ou pas la solution en assureront la réussite. Le projet doit donc démarrer avec des échanges sur les attentes qu'ont les utilisateurs pour la partie fonctionnelle, celle qui va leur servir au quotidien.
Il arrive souvent que les "tech" et "non-tech" aient du mal à se comprendre, c'est pourtant dans cet échange que réside l'une des clés de la réussite. Mettre en place de bonnes conditions d'échanges est donc précieux pour la réussite du projet.
La communication dans l'équipe projet
Echanger avec ses pairs et partager les informations permet de faciliter le travail en équipe et d'ouvrir la créativité de chacun.
En instaurant un climat de communication bienveillant et serein, les collaborateurs sont plus impliqués et plus productifs.
Planifier
Un projet se planifie, c'est d'ailleurs un peu l'essence de sa fonction. Sans planification, vous ne pouvez pas gérer les délais, vous risquez de dépasser le budget, de perdre en activité et en efficacité.
La planification se fait plus ou moins précise selon la nature du projet et sa complexité. C'est au chef de projet que revient cette tâche. Véritable chef d'orchestre, il va organiser et planifier les grandes étapes qui jalonneront et favoriseront la réussite du projet.
Prévoir les impondérables
Préparer un projet, c'est également prévoir des plans B si tout ne se passe pas comme prévu (et ça arrive systématiquement). Anticiper les problèmes et les solutions qui y sont attachées, vous permettra d'avancer plus sereinement et de réagir plus vite.
Assurer le suivi
Il est indispensable de nommer un chef de projet. Selon l'ampleur de la tâche, celui-ci intervient à une fréquence plus ou moins élevée. Comme le chef d'orchestre ne joue pas de tous les instruments, le chef de projet ne participe pas forcément au développement technique de la solution. A ce titre, il n'est pas nécessaire qu'il soit présent à temps plein dans l'entreprise, il peut intervenir régulièrement à raison de 1, 2 ou 3 jours dans la semaine. Externaliser son chef de projet permet également de gagner en neutralité et en objectivité vis à vis des équipes et utilisateurs.
Son rôle :
- S'assurer que le projet avance en maintenant le cap vers l'objectif
- Vérifier que les étapes intermédiaires soient atteintes
- Maintenir la cadence pour éviter les retards
- Respecter le délai et le budget
- Distribuer les tâches et optimiser l'utilisation des ressources
Avoir le bon timing
Chaque projet a son propre contexte et doit arriver au bon moment. Avant de vous lancer, posez-vous la question : Mon entreprise est-elle prête à cette évolution ?
Si vous êtes prêt, en temps que dirigeant à vous engager, si tous les indicateurs sont au vert, si vous avez une contrainte de marché, alors lancez-vous !
Si vous avez un doute, si vous pensez qu'il est trop tôt, que vos équipes ne sont pas prêtes, peut-être vaut-il mieux réfléchir encore un peu.
Vous l'avez compris, les facteurs d'échecs sont nombreux. Pour mettre toutes les chances de votre côté, il est important de vous faire accompagner par un chef de projet expérimenté. Certains sont généralistes, d'autres spécialistes mais plus que les aspects techniques, c'est le savoir-être de l'intervenant.e qui fera la différence. Ses capacités d'ouverture, d'écoute et son expérience en feront un allié de choix.
Une intervention adaptée au besoins du projet
Parce qu'un projet a par essence un début et une fin, il nécessite des ressources variables selon les différentes phases. faire appels à un chef de projet insitu vous permet d'adapter sa présence à la charge de travail du moment. Grande fréquence au début puis allégée pour un suivi simple après le projet.