Vous n’en avez peut-être pas encore, elle n’est d’ailleurs pas obligatoire, mais après la lecture de cet article elle va vous sembler indispensable…
Aujourd'hui, la santé et la sécurité de vos outils informatiques sont indispensables pour votre activité. Il est important de poser les bases nécessaires à la bonne utilisation des moyens que vos salariés ont à leur disposition.
Le principe de la charte est d’abord de sensibiliser les collaborateurs à une utilisation intelligente et lucide des moyens informatiques afin d’éviter de mettre l’activité de l’entreprise en danger mais également de protéger les données sensibles et personnelles.
A quoi sert la charte informatique ?
D'un point de vue strictement opérationnel, la charte informatique est un document (virtuel ou physique) qui détermine les conditions d’utilisation des équipements informatiques de l’entreprise. Il est présenté à chaque nouvel arrivant et intégré parfois au règlement intérieur. Ce cadre de règles strictes, permet à l’entreprise de se protéger.
La CNIL conseille vivement aux entreprises de mettre en place une charte informatique : « L’important est de sensibiliser chacun aux enjeux des bonnes pratiques en termes de sécurité et de vie privée. »
Sur le plan juridique, les sanctions qu’encourent les salariés s’ils ne respectent pas ces règles doivent être clairement définies.
Attention pour que la charte soit opposable au salarié, elle doit :
- Être soumise à l’avis du CSE
- Avoir été déposée au greffe des Prud’hommes
- Avoir été communiquée à l’inspection du travail.
C’est donc un travail à mener conjointement entre votre service Informatique et Ressources Humaines.
Que contient la charte informatique ?
Chaque entreprise alimentera la charte informatique selon son activité, sa structure informatique, ses pratiques.
Elle comprend plusieurs volets :
- Sensibilisation aux risques liés aux libertés et à la vie privée
- Définition les procédures d’utilisations des outils
- Sanctions en cas de non respect des règles
Sur le fond, vous retrouverez des points communs à la majorité des organisations :
- Sécurisation des comptes utilisateurs
- Utilisation de la messagerie électronique professionnelle
- Utilisation de l’accès à Internet
- Filtrage de certains sites (réseaux sociaux, forums, jeux d’argent, sites pour adultes)
- Gestions des comptes et mots de passe
- Installations de logiciels
- Téléchargement
- Utilisation d’équipements personnels (branchement de téléphone, clés USB, lecteurs de musique…)
- Règles de sauvegarde
- Règles d’utilisation de la téléphonie de l’entreprise
Sur l'aspect juridique, il est important qu'elle stipule :
- Les contrôles que peut faire l’employeur
- Les sanctions encourues en cas de violation de la charte
C'est donc une étape indispensable qui a besoin d'être la plus transparente et exhaustive possible. Toutefois la rédaction n’est pas toujours facile. Elle doit être la continuité de votre stratégie IT et donc être rédigée par votre Responsable informatique qui travaillera avec votre service Ressources Humaines pour la partie sanctions encourues.
Si toutes les entreprises sont équipées de moyens informatiques pour leur activité, toutes n’ont pas besoin d’un Responsable Informatique à temps plein. Les Talents insitu vous accompagnent dans la définition de votre stratégie informatique jusqu’à 3 jours par semaine.