Oui, d’accord, mais la loi n’est pas toujours facile à comprendre et puis avouons-le, vous n’avez pas le temps de regarder tous les sites pour connaître les dernières mesures.
Si l’on a tendance à croire que la veille réglementaire est un exercice de lecture, quand on commence à s’y intéresser, on se rend compte que la tâche est ardue.
Qu'est-ce que la veille règlementaire ?
Chaque année, de nouvelles normes, de nouveaux textes viennent enrichir les exigences réglementaires imposées aux entreprises. Il est du devoir du dirigeant de respecter les normes de son secteur tant pour ses produits/services que pour ses collaborateurs. Ce travail fastidieux et chronophage, doit être effectué avec attention au risque de passer à côté du texte essentiel à votre activé.
La démarche de veille s’entend comme une action de la stratégie de prévention des risques et permet d’anticiper et d’éviter toute non-conformité. Bien menée, elle permet d’anticiper les nouvelles contraintes et être prêt au moment de la mise en application.
En n'imposant pas de veille règlementaire à votre entreprise, vous risquez :
- La non-indemnisation en cas d’accident ou de sinistre
- Une amende pour non-conformité
- Des relations sociales compliquées
- Une hausse du nombre d'accidents de travail
- Une baisse de productivité en cas d'arrêt pour non-conformité
Les avantages de la veille sont donc de réduire et limiter les conséquences négatives en matière d'impact humain et environnemental, de sanctions pénales ou administratives, de coûts financiers et enfin de dégradation de l'image de votre entreprise.
La veille réglementaire concerne tous les métiers de l’entreprise, il est donc intéressant de la faire mener par votre responsable QHSE, élément central dont le métier est de s’assurer de la conformité et de la qualité dans votre structure.
Il est à noter que certaines certifications imposent la veille réglementaire (ISO 14001, ISO 50001…).
4 points pour bien mener sa veille règlementaire.
- Construire son référentiel
Explorez les sources de données : articles, réglementations, textes officiels, interprétation…
Toutes ne sont pas pertinentes ou ne concernent pas directement votre secteur d'activité. Pour ne pas vous y perdre, allez à l'essentiel et choisissez vos supports par thématique.
- Traiter et analyser
Une fois que les textes sont identifiés, il faut déterminer s'ils sont applicables aux activités de votre entreprise. Parce qu'ils sont complexes ou suffisamment généralistes pour s'appliquer différemment selon les secteurs, les textes doivent souvent être interprétés. Selon les cas, vous devrez très probablement faire appel à des experts juridiques ou techniques.
- Organiser l'information
Une fois que vous avez recueilli l'information, il est important de la conserver. Organiser par thème, hiérarchiser, archiver sont des actions importantes de la stratégie veille. Chacun selon son métier doit pouvoir trouver les contraintes qui lui sont propres.
- Diffuser l'information
Le travail de veille consiste également à diffuser les informations aux acteurs concernés. Il est souvent nécessaire de vulgariser, d’interpréter pour que chacun, à son niveau, comprenne les tenants et aboutissants d'éventuelles nouvelles contraintes.
Et après ?
La veille réglementaire sert à évaluer la conformité des procédés, des infrastructures, des activités et des équipements de l’entreprise.