A l’heure de la digitalisation un ERP est-il devenu un outil indispensable à mon activité ?
Qu’est-ce qu’un ERP ?
ERP signifie Entreprise Resource Planning, c'est un logiciel qui pilote les activités d’une entreprise. Il contient toutes les données et les regroupe sur une base unique. Il s’associe à des applicatifs qui vont permettre à chaque service de venir piloter son activité.
Pourquoi utiliser un ERP alors que mes services ont déjà des outils efficaces ?
Tout au long du développement de votre entreprise, vos services se sont dotés d’outils spécialisés. Ces outils sont nombreux, fonctionnent seuls et ne sont pas toujours compatibles entre eux. L’avantage principal d’un ERP : avoir un seul outil de vision globale commun à toutes les fonctions.
Mais comment arbitrer entre la peur du changement de la part des collaborateurs et la nécessité de faire évoluer les process pour un fonctionnement commun ?
C’est là qu’intervient le Chef de projet ERP ! Une personne capable de faire un état du fonctionnement actuel et de ses possibilités d’adaptation.
Les avantages d’un ERP ?
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Gain de temps : une seule base = une seule saisie. Tous les services ont accès à des données à jour.
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Gestion facilitée : Moins de ressources matérielles et logicielles et des processus communs.
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Optimisation des coûts : Vous avez un seul outil commun à tous vos services.
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Communication plus fluide : Les collaborateurs ont accès aux données qui les intéressent facilement.
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Fiabiliser et protéger : Vous n’avez qu’un seul système à sécuriser, pas de risque de pertes de données.
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Faciliter la prise de décision : Avec une vision globale des activités de votre entreprise, vous pouvez vous positionner et vous prononcer plus facilement.
Quels services bénéficient des fonctions de l’ERP ?
La majorité des ERP peuvent couvrir l’ensemble des services de votre entreprise :
- Achats
- Production
- Stocks
- Commercial
- Comptabilité
- Ressources Humaines
- SAV
- E-commerce
- Distribution…
Mais avez-vous vraiment besoin de toutes les fonctionnalités ?
Les ERP fonctionnement pour la plupart en « briques » de fonctionnalités. Il vous faudra étudier quelles fonctionnalités vous souhaitez implémenter pour votre entreprise. Mais rien n'est figé, vous pourrez faire évoluer votre ERP en mode Agile selon les besoins.
Dois-je adapter mon ERP ou adapter mes process ?
Chaque entreprise a sa façon de fonctionner, ses procédures. Il serait coûteux et contre-productif d’imaginer une solution qui s’adapte parfaitement à votre entreprise. Les ERP ont chacun leur mode de fonctionnement et il existe peut-être une solution spécialisée pour votre secteur d’activité.
Avant de choisir votre ERP ou de faire évoluer la solution existante, une étude des process est absolument nécessaire.
Qui peut m’aider dans ce projet ?
L’installation ou le changement d’un ERP est un projet global qui mobilise l’ensemble des services de votre entreprise. Pour le mener à bien sans déclencher une guerre de clan, vous avez besoin d'un chef de projet ERP !
- Il vous accompagnera en phase amont : Etude des process internes à l’entreprise, audit des attentes…
- Il fera l’étude du choix de solution.
- Paramètrera l’ERP avant le déploiement.
- Préparera les données et effectuera les migrations.
- Il formera les équipes.
- Il sera aussi à vos côtés au quotidien pour administrer la solution et la faire évoluer au besoin.
N’oubliez pas, vous avez besoin d’un expert !
Pourquoi choisir un chef de projet ERP partagé ?
- Son temps de présence est évolutif selon les phases du projet (beaucoup de présence au départ puis moins après l’installation).
- Il est dans votre entreprise, en connaît le fonctionnement et les rouages.
- Il a suffisamment de recul pour être objectif quant à votre fonctionnement interne sans prise de parti.
- Il a aussi des expériences dans d’autres structures dont il vous fait profiter.
- C’est un profil expérimenté à un coût et un engagement inférieur à un recrutement temps plein.
- Il a des back-up vous permettant d'avoir des réponses même en cas de vacances.
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