Outil indispensable du système de management de la qualité, la documentation est un outil clé pour l'organisation de votre entreprise.
Qu'est-ce que la documentation ?
On appelle documentation, le référencement de l’ensemble des processus, procédures et documents utilisés dans le cadre de votre activité par l’ensemble des services.
La rédaction d’éléments de documentation détaillés et organisés sert plusieurs objectifs :
- Garantir l’uniformité des modes opératoires
- Maintenir le savoir dans l’entreprise
- Cadrer les actions
Qui rédige la documentation de votre entreprise ?
Parce qu'ils sont au cœur de l'activité, ce sont les responsables de chaque service qui rédigent la documentation propre à leur métier.
Leur rôle est de s'assurer que leur service fonctionne bien et donc que l'ensemble des processus attachés à leurs tâches soient respectés.
Ils sont aussi garants de l'actualisation des informations consignées et du respect des règles établies dans la documentation.
Quel est le contenu ?
- Le Quoi : Les processus de votre entreprise
- Le Qui fait quoi : Les procédures
- Le Comment : les modes opératoires
- Avec quoi : les formulaires
Comment organiser ma documentation ?
Il est indispensable qu'il y ait une uniformisation dans l'organisation de la documentation pour que l'ensemble des collaborateurs l'utilisent de façon optimale.
Ainsi tous les documents doivent être codifiés avec une base commune, permettant de les identifier et les retrouver facilement.
Il faut également les dater et les versionner (pour s'assurer d'utiliser le dernier document à jour).
Comment le responsable QHSE vous accompagne dans la rédaction de vos documentations ?
Le responsable QHSE va vous accompagner sur le « Comment faire ? »
C’est lui qui vous apporte les modèles et structure la rédaction.
Il est indispensable de se faire accompagner par une personne d’expérience qui saura vous donner les clés d’une documentation réussie.
Vous n’avez pas besoin de l’accompagnement d’un responsable QHSE à temps plein pour gérer vos documentations. En effet le lancement de la rédaction va probablement demander beaucoup de ressources mais par la suite un suivi plus léger est nécessaire.
Vous pouvez ajuster la présence de votre responsable QHSE au besoin réel.
